Réussir un recrutement : pourquoi tout se joue avant l'entrevue

On pense souvent que le recrutement commence avec l'entrevue

Lorsqu'une organisation entreprend un processus de recrutement, l'entrevue occupe souvent une place centrale, et c'est tout à fait justifié. Menée avec rigueur, elle demeure l'une des meilleures occasions d'apprendre à connaître une personne candidate au-delà de son CV. Elle permet d'explorer son expérience, son style de communication, sa motivation ainsi que sa façon d'aborder les défis.

Cependant, malgré toute l'importance accordée à l'entrevue, la qualité d'une décision d'embauche se joue souvent bien avant la première rencontre.

La plupart des écueils qui surgissent durant un processus de recrutement découlent rarement d'une mauvaise technique d'entrevue. Ils prennent plutôt naissance lorsque l'organisation cherche à pourvoir un poste rapidement, sans avoir pris le temps de définir précisément le profil recherché. Si les exigences du poste ne sont pas clairement établies, même les meilleures questions d'entrevue ne permettront pas d'obtenir les renseignements nécessaires à une décision éclairée.

Un processus de recrutement efficace commence donc par une bonne préparation. Avant même d'inviter des personnes candidates en entrevue, l'employeur devrait avoir une compréhension claire du poste, des compétences nécessaires pour y réussir et des critères qui serviront à évaluer chaque candidature de façon équitable et uniforme.

Définir le poste avant de chercher la perle rare

Cela peut sembler évident, mais l'une des erreurs les plus fréquentes en recrutement consiste à chercher des personnes candidates avant d'avoir défini clairement le poste.

Les descriptions de poste sont facilement reprises d'une année à l'autre ou copiées à partir de postes semblables, sans qu'on vérifie si elles correspondent encore aux besoins actuels de l'organisation. Les responsabilités évoluent, les équipes changent, les technologies progressent et de nouvelles attentes apparaissent. Pourtant, bien des processus de recrutement reposent encore sur des descriptions dépassées qui ne reflètent plus fidèlement les exigences réelles du poste.

Avant d'examiner les candidatures, il est utile de se poser notamment les questions suivantes :

• Quelles seront les principales responsabilités de cette personne?
• Quelles compétences sont véritablement essentielles?
• Quelles habiletés pourront être acquises après l'embauche?
• Quels comportements favorisent la réussite dans ce poste?
• Comment le rendement sera-t-il évalué dans six mois ou dans un an?

Savoir répondre à ces questions permet de transformer un besoin parfois nébuleux en un profil de candidature clair. Surtout, cela fournit un cadre d'évaluation uniforme qui permet de comparer toutes les candidatures selon les mêmes critères, plutôt que de se fier à l'intuition ou aux premières impressions.

Déterminer les compétences qui comptent vraiment

Les compétences vont bien au-delà des seules connaissances techniques. Selon le poste, elles peuvent comprendre la capacité d'analyse, l'adaptabilité, la communication, le souci du détail, la prise de décision, l'orientation vers la clientèle, la résilience ou encore le potentiel de leadership.

Le véritable défi consiste à distinguer les compétences essentielles de celles qui sont simplement souhaitables.

Par exemple, un poste administratif exigera souvent de la rigueur, un bon sens de l'organisation et une attention soutenue aux détails. Un poste en vente accordera davantage d'importance à l'établissement de relations, à la capacité de persuasion et à la résilience face aux refus. Un poste de gestion reposera surtout sur la communication, le jugement, la délégation et la maturité émotionnelle.

Lorsque ces exigences sont établies avant les entrevues, les échanges deviennent beaucoup plus ciblés. Les questions peuvent alors être conçues pour explorer les qualités réellement nécessaires à l'exercice du poste, plutôt que de suivre une liste générique applicable à presque n'importe quelle situation.

Établir des critères d'évaluation équitables et uniformes

Une bonne préparation favorise également l'équité.

En recrutement, il arrive fréquemment que différentes personnes candidates soient évaluées, sans qu'on s'en rende compte, selon des critères bien distincts. Une personne pourra être félicitée pour son assurance, tandis qu'une autre sera jugée trop sûre d'elle. Une autre encore bénéficiera de plus de souplesse simplement parce qu'elle a laissé une excellente première impression.

Ces écarts sont rarement intentionnels, mais ils peuvent influencer les décisions d'embauche beaucoup plus qu'on ne le croit.

Définir des critères d'évaluation clairs avant le début des entrevues permet de réduire ce risque. Chaque personne candidate devrait être évaluée selon le même cadre de référence, chaque compétence faisant l'objet d'une appréciation uniforme tout au long du processus.

L'entrevue structurée constitue un bon exemple de cette approche. Plutôt que de miser uniquement sur une conversation spontanée, elle prévoit des questions comparables, directement liées aux exigences du poste. Cette méthode offre une base de comparaison plus objective et facilite la justification de la décision finale. C'est aussi l'une des méthodes de sélection dont la validité prédictive est la mieux documentée par la recherche en psychométrie.

Voir au-delà du curriculum vitæ

Un curriculum vitæ présente des renseignements utiles, mais il ne dit pas tout.

L'expérience permet de savoir où une personne a travaillé et ce qu'elle a accompli, mais elle ne révèle pas toujours sa façon de travailler, de résoudre des problèmes ou de s'adapter à un nouvel environnement.

Deux personnes possédant des qualifications presque identiques peuvent réagir de manière très différente face aux mêmes défis. L'une pourrait exceller sous pression, tandis que l'autre s'épanouira davantage dans un contexte bien planifié. L'une pourrait privilégier le travail en collaboration avec plusieurs équipes, alors que l'autre se montrera plus efficace de façon autonome. Aucune de ces approches n'est meilleure en soi; l'essentiel est qu'elle corresponde aux exigences du poste.

C'est pourquoi de nombreuses organisations complètent l'analyse du curriculum vitæ et l'entrevue par d'autres sources d'information. Les évaluations structurées, les mises en situation, les échantillons de travail et d'autres méthodes fondées sur des données probantes permettent de mieux cerner certaines caractéristiques difficiles à évaluer uniquement au moyen d'une entrevue.

Ces outils ne visent pas à remplacer l'entrevue. Ils permettent plutôt de l'aborder avec une meilleure compréhension de la personne candidate et de poser des questions plus pertinentes et mieux ciblées.

Une meilleure préparation mène à de meilleures entrevues

L'un des principaux avantages d'une préparation rigoureuse est qu'elle rend l'entrevue beaucoup plus utile.

Sans préparation, les personnes responsables du recrutement posent souvent des questions générales comme :

• « Parlez-moi de vous. »
• « Quelles sont vos principales forces? »
• « Où vous voyez-vous dans cinq ans? »

Même si ces questions peuvent alimenter la discussion, elles n'offrent pas les renseignements permettant de prédire la réussite dans un poste précis.

À l'inverse, lorsque les compétences à évaluer sont clairement définies, les entrevues deviennent beaucoup plus ciblées.

Au lieu de demander à une personne si elle se considère adaptable, on peut l'inviter à décrire une situation où elle a dû composer avec un changement imprévu. Plutôt que de lui demander si elle travaille bien sous pression, on peut lui demander comment elle établit ses priorités lorsqu'elle doit répondre à plusieurs exigences simultanément.

La préparation permet ainsi de passer d'une simple collecte d'impressions générales à une recherche de faits et d'exemples concrets.

Les personnes candidates en retirent également des avantages. Des attentes clairement définies leur permettent de mieux comprendre le poste, de présenter des exemples plus pertinents et de montrer en quoi leur expérience correspond aux exigences de la fonction. L'entrevue, au lieu d'un exercice de devinette, devient un véritable échange constructif entre les deux parties.

Embaucher, c'est avant tout réduire l'incertitude

Aucun processus d'embauche n'éliminera complètement l'incertitude.

Les personnes continuent d'apprendre, d'évoluer et de s'adapter tout au long de leur carrière, et aucune entrevue ni aucun outil d'évaluation ne peut prédire avec certitude leur rendement futur. L'embauche comportera toujours une part de jugement professionnel.

L'objectif n'est toutefois pas d'éliminer ce jugement, mais de l'appuyer sur des renseignements fiables.

Chaque étape réalisée avant l'entrevue contribue à une décision mieux éclairée. Définir clairement le poste, déterminer les compétences pertinentes, établir des critères d'évaluation uniformes et intégrer des méthodes d'évaluation objectives permettent de réduire l'incertitude tout en favorisant un traitement équitable de chaque candidature.

Plutôt que de s'appuyer uniquement sur l'intuition, l'organisation met en place un processus de recrutement fondé sur des données concrètes directement liées aux exigences du poste.

En conclusion

L'entrevue demeurera toujours un élément essentiel du recrutement, mais elle ne devrait pas en constituer le véritable point de départ.

Un recrutement efficace commence par une préparation rigoureuse. Les organisations qui prennent le temps de bien comprendre le poste, de définir les conditions de réussite et de mettre en place des méthodes d'évaluation objectives obtiennent de meilleures entrevues, prennent de meilleures décisions d'embauche et bâtissent, à terme, des équipes plus robustes.

Après tout, la qualité d'une entrevue ne dépend pas seulement des questions posées, mais aussi de tout le travail de préparation effectué avant même que la personne candidate franchisse la porte.